随着“信息化”潮流的不断蔓延,各行各业纷纷尝试着将管理信息化,并收到很好的效果。本系统就是一款专门针对“大厦”的物业管理信息系统,目的是方便管理人员更高效地管理和决策。
本系统的开发包括后台数据库的建立、维护和前台的应用程序两个方面。对于前者要求建立数据的一致性、完整性;对于后者则要求应用程序功能的完备、易用等特点。
这款系统是针对办公大厦做的物业管理系统,大厦中的房间出租给了各家公司用来办公。系统涵盖了基本信息的管理、租间的管理、客户的管理、合同管理、维修管理以及收支费用的管理。客户通过系统可以了解租间的动态以及自己的交费情况明细。管理员则负责通过系统处理日常工作。
基于上述考虑本系统主要利用 Visual Basic 2008 作为前台应用程序开发工具,利用Microsoft SQL Server 2000作为后台的数据库,利用Windows XP
作为系统平台。本论文首先介绍的是开发的意义,其次是系统的设计过程包括系统的可行性分析、需求分析、功能实现、系统测试和性能分析,最后是结论。本系统利用了Visual Basic 2008 开发前台应用程序、Microsoft SQL Server 2000
开发后台数据库的优势,是系统更加完善。
关键词:大厦物业管理;Visual Basic 2008;Microsoft SQL Server 2000;
3.1 手工管理存在的问题
应业务要求,物业管理员不仅要录入客户信息、租间信息、费用详帐、合同信息,还有实时监控工作情况,比如费用是否已交齐、租期是否已到、维修申请有没有批准、维修生成的费用是否录入等。可见采用手工操作,不仅工作量大、速度慢、准确率低,而且冗余现象十分严重。表现在一下几个方面:
1.工作人员要计算和记录大量的数据,单据上的每一个项目都要单独写入,采用
2.手工系统,不仅速度慢,而且准确率较低。
3.每天产生大量的业务和财务单据,单据的整理耗费时间,当需要查找某一条记
4.录时只能逐个查找。
5.合同单、维修单和投诉单等有效单据不易保存,丢失后难以查找而且容易涂改。
6.领导需要查看公司业务和财务状况时,需要大量时间汇总和统计,浪费了人力和物力。
总之,当旧的系统已经不能适应当前发展的需要时,就会有提出开发建立一个新的系统的要求。一个新的系统正是在旧的系统的基础上产生、发展、成熟、老化、淘汰,最后又被新的系统所取代,这就是系统的生命周期。
3.2 系统主要功能
采用信息管理系统则可以避免上述问题,通过分析公司的业务流程,得出本系统所应实现的主要功能如下:
1 租间管理:系统刚投入运行时,需要管理员根据大厦的具体情况录入租间信息和租间中的仪表信息。客户入住前,可以通过系统查看租间的详细信息。
2 客户管理:可以修改客户的基本信息,也可以删除客户。
3 费用管理:涉及租间租金的管理、其他收支的管理和维修费用的管理。
4 合同管理:为了保障大厦和客户的权益工作,客户办理好入住登记后,需要和大厦签订一份协议。书面拟定双方达成一致的条款。
5 维修管理:为了不影响客户的日常工作,设有维修功能,保证设备能及时维修。
6 投诉管理:大厦的服务质量的提高很大一部分来源于客户的需求。客户可以通过该功能和大厦协商。
7 用户管理:系统管理在这里为客户新增账号,也可以管理客户的账号。
3.3 功能需求分析
3.3.1 业务流程分析
进行业务流程分析时,需要按照原有信息的流动过程,逐个地调查分析所有环节的处理业务、处理内容、处理顺序和处理时间的要求,为弄清各个环节需要的信息,信息来源、流经去向、处理方法、计算方法、提供信息的时间和信息形态。
进行业务流程分析时,主要由业务流程图来完成。此物业管理系统的业务流程图如图3-1所示。
的物业管理业务流程罗列如下:
1.客户通过系统查看租间的信息,并选择自己中意的一间,然后办理入住登记,交入住定金或是租金,然后办理合同手续。
2.当客户在接受服务的过程中有不满意时,可以上交投诉申请,管理员批准后进行处理并将处理结果录入。客户也可以查找投诉的处理结果。
3.当客户的租间设备需要维修时,提交维修申请,管理员批准后予以受理,并将维修结果和维修产生的费用录入。客户通过系统可以查看维修产生的费用。
4.租间的仪表配置由管理员负责。
针对大厦的物业管理信息系统的需求,通过对物业管理过程的内容和流程分析,设计如下面所示的数据项和数据结构:
1楼盘信息,包括的数据项有:楼盘ID、楼盘名称、单元数、层数、层房间数
2房间信息,包括的数据项有:房间名称、使用面积、年租金、房间ID、房间状态。
3客户信息,包括的数据项有:客户姓名、性别、年龄、身份证、电话、地址、客户ID。
4投诉信息,包括的数据项有:投诉编号、投诉客户、投诉日期、接待人员、处理日期、处理人员、投诉内容、处理结果、投诉ID。
5维修信息,包括的数据项有:ID、维修编号、客户姓名、维修日期、维修人员、完成日期、服务费用、物料费用、费用合计、维修内容。
6合同信息,包括的数据项有:合同编号、客户姓名、房间姓名、客户业务类型、入住日期、租期、总租金、合同状态、备注、ID
7仪表信息,包括的数据项有:ID、仪表名称、房间号
8费用信息,包括的数据项有:ID、费用金额、合同号、客户名、交费时间。
9用户实体,包括的数据项有:UserID、UserName、Psw、权限、邮箱、电话。