IT Case系统
一、需求描述:
现有某集团公司,下属各分公司、办事处和工厂。每个分公司、办事处以及工厂都有相应的驻场IT工程师,当用户电脑出现故障,用户先拨打客服800电话,客服代表简略判断故障现象后,通过case系统填写case并派发到相应分公司的IT工程师(可通过邮件或电话通知),驻场IT工程师接到case并到用户处解决故障,把处理结果信息填写回case系统。
一、基本流程描述:
1、客户信息查找与录入
1.1话务员接到客户电话后,登录系统,在界面上选择相应的客户。选择客户的方式有两种,根据员工号或者名字选取,选取好客户后,点击新增用户Case按钮,登录到录入CASE界面;
1.2如果没有相关客户的信息,则录入该客户信息,选择“添加客户”选项,话务员询问客户信息并录入,包括员工号、姓名、所属公司、电话、地址、邮件、是否VIP;
1.3如果已有客户信息,但信息不正确,则选择“修改客户”选项,修改客户信息。
2、 Case录入
在录入Case界面,写上客户的问题描述,选择Case的类型和优先级,将CASE状态设为“派发”,在委派工程师选项栏,系统能自动选择客户所在公司的工程师,如果客户不在本公司,在其他分公司或工厂,则需要手动去修改委派工程师。最后选择“提交”按钮完成Case录入,系统自动发一封邮件通知该工程师,并开始计算该CASE的受理时间直到该CASE结束;
case 状态 无效 (删除) 派发 解决中. 解决
3、接收Case
受理工程师接到话务员的通知后(可通过电话、邮件),登录系统,通过查找Case列表,可看到所有派发给该工程师的Case状态和优先级,工程师优先处理Case优先级为“高”的单;
4、受理Case
4.1受理工程师处理完该CASE后,将处理结果描述填写在处理结果一栏,将该CASE状态设为“解决”,并提交关闭,此时计算Case的受理时间结束;
4.2对于已派发给工程师的Case内容不能再修改,如有补充工程师可在Case log一栏填上补充的信息。
4.3如果Case由于某些原因不能及时解决,例如硬件故障,需要等待更换的备件;软件bug,需要软件供应商解决;则将Case的状态设为“处理中”,并在Case log写上备注信息。
5、 统计 系统提供每日、 每月工程师受理CASE数量、类型、受理时间的报表,并按受理数量、单次受理时间排序
6、
7、 系统提供搜索查询功能,包括关键字段查询、用户名查询、工程师名查询、时间查询。通过搜索查询功能,查找过往记录,建立起知识库的功能。 解决了
关于客户信息界面
客户信息界面应包括新增、修改、删除,在客户信息表里应该包括编号、姓名、公司、电话、邮件、地址。
在IT Case管理系统中,所涉及的数据主要有以下几个方面: 1、客户信息查找与录入
1.1话务员接到客户电话后,登录系统,在界面上选择相应的客户。选择客户的方式有两种,根据员工号或者名字选取,选取好客户后,点击新增用户Case按钮,登录到录入CASE界面;
1.2如果没有相关客户的信息,则录入该客户信息,选择“添加客户”选项,话务员询问客户信息并录入,包括员工号、姓名、所属公司、电话、地址、邮件、是否VIP;
1.3如果已有客户信息,但信息不正确,则选择“修改客户”选项,修改客户信息。
2、 Case录入
在录入Case界面,写上客户的问题描述,选择Case的类型和优先级,将CASE状态设为“派发”,在委派工程师选项栏,系统能自动选择客户所在公司的工程师,如果客户不在本公司,在其他分公司或工厂,则需要手动去修改委派工程师。最后选择“提交”按钮完成Case录入,系统自动发一封邮件通知该工程师,并开始计算该CASE的受理时间直到该CASE结束;
3、接收Case
受理工程师接到话务员的通知后(可通过电话、邮件),登录系统,通过查找Case列表,可看到所有派发给该工程师的Case状态和优先级,工程师优先处理Case优先级为“高”的单;
4、受理Case
4.1受理工程师处理完该CASE后,将处理结果描述填写在处理结果一栏,将该CASE状态设为“解决”,并提交关闭,此时计算Case的受理时间结束;
4.2对于已派发给工程师的Case内容不能再修改,如有补充工程师可在Case log一栏填上补充的信息。
4.3如果Case由于某些原因不能及时解决,例如硬件故障,需要等待更换的备件;软件bug,需要软件供应商解决;则将Case的状态设为“处理中”,并在Case log写上备注信息。
5、 统计 系统提供每日、 每月工程师受理CASE数量、类型、受理时间的报表,并按受理数量、单次受理时间排序6、
7、 系统提供搜索查询功能,包括关键字段查询、用户名查询、工程师名查询、时间查询。通过搜索查询功能,查找过往记录,建立起知识库的功能。解决了
数据在系统运行过程中的转移情况如图3-9所示。